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如何使用分析模型 — 3. 排比图,分析问题的同时给出答案

2020/12/28 19:32:17 文章标签:

在需求调研、问题分析的现场,是否遇到过这样的场景:经过长时间的讨论后结果仍然是发散的、不聚焦,所有的人都很焦急,但就是找不到一个可以快速地将大家的意见进行归集、收敛的并给出结论的方法?(注&#xf…

在需求调研、问题分析的现场,是否遇到过这样的场景:经过长时间的讨论后结果仍然是发散的、不聚焦,所有的人都很焦急,但就是找不到一个可以快速地将大家的意见进行归集、收敛的并给出结论的方法?(注:此时讨论的目的不是用思维导图进行发散式的意见收集,而是要给出结论)。既能够收集意见、又能同时梳理出结论来的方法是采用“排比图”。用排比图,通过“一横一纵”的图形方式,快速地梳理出问题与实际的工作过程的关系,

■排比图:以业务流程为主线,将分析结果和对策与主线进行2维方式的关联。
注:排比图由博主整理、设计。

一、概念与解读

1. 模型概念
在遇到分析的问题包含的要素多、逻辑比较复杂时,使用“一横一纵”的排比图,可以快速梳理出要素、并同时给出解决问题的对策与实际工作流程的对应关系。从这个排比图上可以看出哪些业务的环节需要改进、或是增加新的功能。

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图1 排比图的概念

2. 模型解读
以上一篇博文的鱼骨图分析结果为例,如图2(a)所示,用排比图建立起实际工作、相关部门以及对策之间的关系,如图2(b)所示,从排比图中可以读出以下的信息,

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图2 用排比图梳理鱼骨图表达的问题

1 ) 流程:给出一条与发生问题相关的实际业务流程,如:采购流程、报销流程等。
2 ) 节点:流程上标出了从始点到终点的业务活动,这些活动与分析对策有关联。
3 ) 分类:解决鱼骨图中问题的对象,如:企业的不同部门、不同岗位、或是不同的措施等。
4 ) 对策:将鱼骨图中各分类下的问题转换为“对策”,对策对应“节点”和“分类”两个维度。

二、画法与场景

1. 模型画法
排比图的绘制重点就是要找出合适的横纵要素。
1)一横:横向可以绘制一条实际的业务流程,也可以是将若干个不在同一条流程上的工作集合在一起暂时形成一个业务流,总之,这个流程表达了实际的工作,流程上的节点一定与要解决的问题、对策有关联。

2)一纵:分类可有不同的内容,比如
□分类一:纵向的分类可以表达的不同部门、或是不同的岗位等,如图3(a)。
□分类二:纵向的分类也可以将流程上某个节点打开,将其内部的工作展开,如图3(b)中节点1被打开露出了三个工作。

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图3 排比图的样例

下面用两个例子来说明排比图的用法。

【例1】分类=部门
参考图2鱼骨图的分析结果,解决工程质量下降需要有几个部门共同参与,这里以“材料问题”的解决为例说明排比图的画法,参见图4。

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图4 排比图的绘制方法

图中要素说明如下
□流程:绘制采购流程,流程上的活动要与相应的质量下降问题相关;
□分类:给出对质量负责整改的部门,它们是提供对策、或解决问题的执行者,比如:鱼骨图中“1.材料问题”应由“材料部门”和“质检部门”共同解决。
□对策:在“流程”和“部门”的交叉处,标出对策,比如:“严格质检措施”,

这个问题来源于鱼骨图“1.材料问题 — 缺乏测试”与“6.检查不到位 — 检查凭感觉”,把这2个问题合在一起,对应的措施就是加强质检部门的工作力度。
可以看出,排比图将“问题、对策、部门和活动”4个要素关联起来了。解决鱼骨图上的问题可能需要数个这样的排比图来表达。

【例2】分类=工作
表达前期的策划工作对项目过程管理的规划措施,如图5所示。

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图5 前期策划与项目管理过程的关系

□一横:绘制出项目管理的流程。
□一纵:绘制出流程第一个节点“项目策划”内的工作内容,可以看出在“项目策划”中给出了对项目后续各个步骤准备采取的预警、控制的措施。

2. 适用场景
用于将鱼骨图、思维导图、访谈记录等分析出的问题和解决对策与实际的业务活动进行关联,这个关联是将“解决对策”转换为“功能需求”的来源说明。排比图起着一个将“分析结果”向“架构成果”转换、过渡的桥梁作用。
a.分析结果:用分析模型对研究对象进行分析,得出问题、需求、难点等要素;
b.关联转换:用排比图将分析结果与业务流程进行关联,找出对策;
利用排比图,给出了不清晰的需求是如何通过梳理、转换,最终与清晰的功能需求关联起来的,这个过程也是一个逻辑梳理、逻辑表达的过程。

■ 扩展说明
我做培训时学员经常会提出一个令人苦恼的问题:在需求调研的现场,客户参与的人越多场面就越难控制,常见的现象如:对同一问题的意见不同、内容常常跑题、讨论内容有时不在同一个层面,常常是讨论了半天结果不收敛(没有结论),遇到这种场面该如何应对呢?

我与学员分享了自己的经验:调研现场最为重要的道具之一就是“白板和白板笔(两种颜色以上)”,当出现上述情况时,你要勇敢地走到白板前拿起白板笔,针对讨论当中最具有权威(或是声音最大者)的客户提问并同时绘制排比图,诱导他说出正在讨论内容的业务步骤,将这个业务步骤画成一条主线,然后以这条主线为背景,然后展开某个节点的工作内容(或部门),并对主线上的每个节点逐一地询

问:“发生的问题?”、“造成的结果?” “期望的对策?”等,并将他们的回答标注在排比图上,此时在场的所有人就会渐渐地安静下来并被吸引到白板的排比图上,进而参加进来,发表自己的意见,这样不但可以快速地控制局面和进程、调整现场气氛,而且还可以同时获得带有逻辑关系图的结果,调研的效率非常高。

排比图的画法及现场调研的应用详细说明,请参见《大话软件工程—需求分析与软件设计》一书。

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本文链接: http://www.dtmao.cc/news_show_550285.shtml

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